حسابداری ابری (Cloud Accounting) یا همچنین به آن حسابداری آنلاین گفته می‌شود، استفاده از فناوری ابری برای انجام عملیات حسابداری و مدیریت مالی است. در این روش، اطلاعات مالی و مالیاتی یک سازمان در سرورها و سیستم‌های قابل دسترسی از طریق اینترنت قرار دارد.
حسابداری ابری مزایایی مانند دسترسی آسان به اطلاعات مالی در هر زمان و مکان، اشتراک گذاری آسان اطلاعات با دیگران، امکان همکاری در زمان واقعی و کاهش هزینه‌های نگهداری سخت‌افزار و نرم‌افزارهای مالی را فراهم می‌کند.
به عنوان یک راهکار حسابداری، حسابداری ابری عملیات مالی از جمله ثبت تراکنش‌ها، تهیه صورت‌های مالی، مدیریت مالیات، پرداخت حقوق و دستمزد، پیگیری وصول و پرداخت بدهی‌ها، مدیریت انبار و سفارشات و سایر فعالیت‌های مرتبط را به صورت آنلاین و از طریق اینترنت انجام می‌دهد.
در حسابداری ابری، اطلاعات مالی در سرورهای ابری ذخیره می‌شوند که توسط ارائه‌دهندگان خدمات ابری مدیریت و پشتیبانی می‌شوند. این ارائه‌دهندگان خدمات ابری معمولاً از تکنولوژی‌های امنیتی پیشرفته برای حفاظت از اطلاعات مالی استفاده می‌کنند.
حسابداری ابری چگونه کار می‌کند؟
حسابداری ابری بر اساس استفاده از فناوری ابری و شبکه‌های اینترنتی برای انجام عملیات حسابداری و مدیریت مالی استفاده می‌کند. در اینجا چند مرحله کلی برای کارکرد حسابداری ابری را توضیح می‌دهم:
- انتخاب سرویس دهنده ابری: ابتدا باید یک سرویس دهنده ابری را انتخاب کنید. این می‌تواند یک شرکت معتبر ارائه دهنده خدمات ابری یا یک نرم‌افزار حسابداری ابری باشد. شرکت‌های معروفی مانند QuickBooks Online، Xero، Zoho Books و Sage Business Cloud Accounting از جمله نمونه‌هایی از سرویس‌های حسابداری ابری هستند.
- ثبت نام و راه‌اندازی: بعد از انتخاب سرویس دهنده، باید ثبت‌نام کنید و حساب کاربری خود را ایجاد کنید. شما معمولاً به یک نام کاربری و رمز عبور دسترسی خواهید داشت. در برخی موارد، ممکن است نیاز به پرداخت هزینه‌های اشتراک ماهانه یا سالیانه داشته باشید.
- تنظیمات اولیه: پس از ثبت‌نام، شما باید تنظیمات اولیه خود را در سیستم حسابداری ابری انجام دهید. این شامل ایجاد نمودار حساب‌ها، وارد کردن اطلاعات شرکت (نام، آدرس، شماره تماس و غیره) و تعیین تنظیمات مالی مانند واحد پول، ساعت کاری و تنظیمات مالیاتی است.
- ثبت تراکنش‌ها: در این مرحله، می‌توانید تراکنش‌های مالی خود را در سیستم حسابداری ابری ثبت کنید. این شامل فاکتورهای فروش، رسیدهای خرید، پرداخت‌ها، دریافت‌ها، واریزها، برداشت‌ها و سایر تراکنش‌های مالی است. شما معمولاً می‌توانید اطلاعات مربوط به تراکنش‌ها را به صورت دستی وارد کنید یا از امکانات وابسته به بانک (مثل اتصال به حساب بانکی) استفاده کنید تا تراکنش‌ها به صورت خودکار در سیستم شما ثبت شوند.
- تهیه صورت‌های مالی: با توجه به تراکنش‌های ثبت شده، سیستم حسابداری ابری می‌تواند صورت‌های مالی مختلفی را تهیه کند، از جملهصورت سود و زیان، صورت دارایی‌ها و بدهی‌ها، صورت سرمایه و سایر گزارش‌ها و صورت‌های مالی.
- گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل مالی: سیستم حسابداری ابری معمولاً قابلیت تولید گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های مالی را فراهم می‌کند. شما می‌توانید گزارش‌هایی مانند دفترچه یا گزارش کلیه تراکنش‌ها، ترازنامه، گزارش سود و زیان، گزارش تسویه حساب‌ها، گزارش پرداخت‌ها و دریافت‌ها و سایر گزارش‌های مالی را تهیه کنید. همچنین، با استفاده از امکانات تجزیه و تحلیل مالی، می‌توانید به بررسی عملکرد مالی سازمان خود بپردازید و تصمیم‌گیری‌های بهتری را انجام دهید.
- امنیت و پشتیبانی: سرویس دهنده ابری معمولاً امنیت اطلاعات را برای مشتریان خود فراهم می‌کند. این شامل استفاده از رمزنگاری اطلاعات، سیستم‌های تشخیص تقلب، پشتیبانی فنی و مداومت سرویس است. همچنین، ممکن است برخی سرویس‌های حسابداری ابری امکانات پشتیبانی مانند اتصال به بانک، انتقال اطلاعات به سیستم حسابداری مالی داخلی و یا همگام سازی با سایر نرم‌افزارها را فراهم کنند.
همچنین بخوانید » اهمیت حسابداری در شرکت ها
تفاوت حسابداری سنتی و حسابداری ابری چیست؟
تفاوت‌های حسابداری سنتی و حسابداری ابری عمدتاً به تفاوت در روش و فناوری استفاده شده برای انجام عملیات حسابداری و مدیریت مالی مربوط می‌شود. در زیر به برخی از تفاوت‌های اصلی بین این دو روش اشاره می‌کنم:
- محل نگهداری داده‌ها: در حسابداری سنتی، اطلاعات مالی و داده‌های حسابداری در داخل سازمان ذخیره می‌شوند. این می‌تواند شامل دفاتر دستی، فایل‌های کاغذی و سیستم‌های محاسباتی محلی باشد. در حسابداری ابری، اطلاعات مالی در سرورهای ابری و محیط ابری ذخیره می‌شوند و به طور آنلاین از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. این به شما امکان می‌دهد تا به صورت آسان و از هر کجا که دسترسی به اینترنت داشته باشید به اطلاعات مالی خود دسترسی پیدا کنید.
- هزینه و سرمایه‌گذاری: حسابداری سنتی معمولاً نیاز به سرمایه‌گذاری قابل توجهی برای خرید و نصب سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری دارد. علاوه بر این، نگهداری و به‌روزرسانی این سیستم‌ها نیز هزینه‌بر است. در حسابداری ابری، شما معمولاً به صورت ماهانه یا سالیانه برای استفاده از سرویس دهنده ابری هزینه می‌پردازید، که می‌تواند نسبتاً ارزانتر و پیش‌بینی‌پذیرتر باشد. همچنین، نیازی به نگهداری سخت‌افزارها و به‌روزرسانی نرم‌افزارها ندارید، زیرا این وظایف توسط سرویس دهنده ابری انجام می‌شود.
- دسترسی و همکاری: حسابداری سنتی معمولاً نیاز به حضور فیزیکی در محل کار دارد تا بتوانید به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کنید یا با دیگران در سازمان همکاری کنید. در حسابداری ابری، با استفاده از اینترنت و از طریق دستگاه‌های مختلف (مانند کامپیوتر، تلفن همراه و تبلت) می‌توانید به صورت آنلاین به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کنید و با همکاران خود همکاری کنید. این امکان به شما می‌دهد تا به راحتی ازهر کجا که باشید و در هر زمانی که بخواهید با داده‌ها کار کنید و با دیگران هماهنگی داشته باشید.
- امنیت: یکی از نکات مهم در حسابداری ابری، امنیت داده‌ها است. سرویس‌های ابری معمولاً از سیستم‌های امنیتی پیشرفته استفاده می‌کنند تا اطلاعات شما را در مقابل دسترسی غیرمجاز و سرقت محافظت کنند. در حسابداری سنتی، امنیت بستگی به میزان کنترل فیزیکی و سایبری بر روی سیستم‌ها و داده‌ها دارد که ممکن است مخاطراتی را به همراه داشته باشد.
- قابلیت مقیاس‌پذیری: در حسابداری ابری، معمولاً می‌توانید به راحتی و با هزینه کمتر، تعداد کاربران و حجم داده را افزایش دهید. این به شما امکان می‌دهد تا با گسترش سازمان و نیازهای بیشتر، سیستم حسابداری خود را بدون مشکلات ارتقا دهید. در حسابداری سنتی، برای افزایش قابلیت مقیاس‌پذیری ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری بیشتر و تغییرات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری داشته باشید.
همچنین بخوانید » استفاده از حسابداری در پایتون
مزایای حسابداری ابری چیست؟
حسابداری ابری (Cloud Accounting) بسیاری از مزایا و فواید مهم را نسبت به حسابداری سنتی در اختیار شما قرار می‌دهد. در زیر به برخی از مزایای حسابداری ابری اشاره می‌کنم:
- دسترسی آسان و همیشگی: با حسابداری ابری، شما می‌توانید به صورت آنلاین و از هر جایی که دسترسی به اینترنت داشته باشید، به اطلاعات مالی خود دسترسی پیدا کنید. این به شما امکان می‌دهد تا به راحتی و در هر زمانی که می‌خواهید، به داده‌ها و گزارش‌های مالی خود دسترسی داشته باشید. همچنین، این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا با همکاران خود همکاری کنید و اطلاعات را به سادگی به اشتراک بگذارید.
- قابلیت مشارکت: حسابداری ابری به شما امکان می‌دهد با همکاران، مشاوران مالی و حسابداران خود به صورت همزمان و هماهنگ به داده‌ها و اسناد مالی دسترسی داشته باشید. این قابلیت شما را قادر می‌سازد تا به راحتی با دیگران همکاری کنید، از نظرهای فنی و مالی بررسی‌های مشترک انجام دهید و تصمیمات بهتری بگیرید.
- امنیت و پشتیبانی: سرویس‌های حسابداری ابری معمولاً از سیستم‌های امنیتی قوی برخوردار هستند. این شامل رمزنگاری اطلاعات، پشتیبانی از نسخه‌های پشتیبان از داده‌ها، سیستم‌های تشخیص نفوذ و مکانیزم‌های دفاعی دیگر است. این موارد به شما اطمینان می‌دهد که اطلاعات مالی شما به خوبی محافظت می‌شوند.
- قابلیت مقیاس‌پذیری: حسابداری ابری معمولاً امکانات مقیاس‌پذیری بالایی دارد. به عبارت دیگر، می‌توانید به راحتی تعداد کاربران، حجم داده و سطح استفاده خود را افزایش دهید. این به شما اجازه می‌دهد تا با رشد سازمان خود و نیازهای بیشتر به طور آسان، سیستم حسابداری خود را ارتقا دهید.
- به‌روزرسانی و پشتیبانی مداوم: با حسابداری ابری، شما نیازی به نگرانی درباره به‌روزرسانی نرم‌افزار و سخت‌افزار ندیگر ندارید. سرویس‌های حسابداری ابری معمولاً به‌طور مداوم به روزرسانی می‌شوند و شما به‌طور خودکار از آخرین ویژگی‌ها و بهبودها بهره‌مند می‌شوید. همچنین، شما معمولاً به پشتیبانی فنی مداوم دسترسی دارید تا در صورت بروز هرگونه مشکل یا سوال، به کمک بگیرید.
- کاهش هزینه‌ها: استفاده از حسابداری ابری می‌تواند به شما کمک کند تا هزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری را کاهش دهید. شما نیازی به خرید و نگهداری سرورهای قدرتمند و نرم‌افزارهای گران‌قیمت نخواهید داشت. به جای آن، شما معمولاً با پرداخت هزینه‌های اشتراک ماهانه یا سالیانه، به سرویس‌های حسابداری ابری دسترسی دارید.
همچنین بخوانید » برنامه سپیدار چیست؟
معایب حسابداری ابری چیست؟
با این حال، حسابداری ابری نیز دارای برخی معایب است، از جمله:
وابستگی به اینترنت
حسابداری ابری به اینترنت متکی است. اگر اینترنت قطع شود، نمی توانید به داده های خود دسترسی داشته باشید. این می تواند برای کسب و کارهایی که به اطلاعات حسابداری خود دسترسی سریع نیاز دارند، مشکل ساز باشد.
امنیت داده ها
امنیت داده ها یکی از نگرانی های اصلی در مورد حسابداری ابری است. ارائه دهندگان خدمات حسابداری ابری باید اقدامات امنیتی قوی را برای محافظت از داده های شما انجام دهند. با این حال، هیچ تضمینی وجود ندارد که داده های شما کاملاً ایمن باشند.
تغییر در ارائه دهنده خدمات
اگر تصمیم بگیرید که ارائه دهنده خدمات حسابداری ابری خود را تغییر دهید، ممکن است انتقال داده ها دشوار یا پرهزینه باشد. این می تواند به ویژه برای کسب و کارهای بزرگی که حجم زیادی از داده ها دارند، مشکل ساز باشد.
همچنین بخوانید » حسابداری صنعتی چیست؟
حسابداری ابری چه کاربردی برای کسب و کارها دارد؟
حسابداری ابری برای کسب و کارها کاربردهای متعددی دارد. در زیر به برخی از کاربردهای اصلی حسابداری ابری برای کسب و کارها اشاره می‌کنم:
- مدیریت مالی: حسابداری ابری به کسب و کارها کمک می‌کند تا فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کنند. با استفاده از این سیستم، شما می‌توانید ردیابی دقیقی از درآمدها و هزینه‌ها، مدیریت بدهی و بستانکاری، بودجه‌بندی و آنالیز مالی را انجام دهید. همچنین، می‌توانید گزارش‌های مالی دقیقی ایجاد کنید که به شما در اتخاذ تصمیمات مالی مهم کمک می‌کنند.
- مدیریت مالیات: حسابداری ابری شما را در مدیریت مالیات کمک می‌کند. این سیستم معمولاً امکاناتی را فراهم می‌کند که به شما در پیگیری مالیات‌های مختلف، تهیه اظهارنامه مالیاتی و پرداخت مالیات‌ها کمک می‌کند. همچنین، با استفاده از حسابداری ابری می‌توانید اطلاعات مالی مربوط به مالیات را سازماندهی کرده و به سادگی به حسابداران و مشاوران مالی خود ارسال کنید. همچنین بخوانید » حسابداری مالیاتی چیست؟
- مدیریت موجودی و فروش: حسابداری ابری به شما امکان می‌دهد تا مدیریت بهتری را در زمینه موجودی و فروش داشته باشید. با استفاده از این سیستم، می‌توانید موجودی کالاها و مواد اولیه را ردیابی کرده و بهبودهای لازم را در زمینه مدیریت موجودی اعمال کنید. همچنین، می‌توانید فروش‌ها و درآمدهای مرتبط را ثبت کرده و گزارش‌های فروش دقیقی ایجاد کنید.
- پیگیری مشتریان و پرداخت‌ها: حسابداری ابری به شما امکان می‌دهد تا پیگیری مشتریان خود را بهبود بخشیده و پرداخت‌ها را مدیریت کنید. شما می‌توانید اطلاعات مشتریان را ثبت کرده، فاکتورها و صورتحساب‌ها را ایجاد کنید و پرداخت‌ها را ردیابی کنید. این به شما کمک می‌کند تا روند پرداخت‌ها را بهبود داده و از تأخیر در دریافت وجه جلوگیری کنید.
- همکاری و اشتکامل: حسابداری ابری به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات مالی خود را با اعضای دیگر تیم و همکاران خود به اشتراک بگذارید. این سیستم‌ها امکان همزمانی دسترسی به اطلاعات را فراهم می‌کنند و به تیم‌ها کمک می‌کنند تا در زمینه مدیریت مالی و موجودی همکاری کنند.
به طور کلی، حسابداری ابری با ارائه امکاناتی مانند دسترسی آنلاین، ردیابی زمان واقعی، اطلاعات مرکزی و پشتیبانی فنی، به کسب و کارها کمک می‌کند تا فعالیت‌های مالی خود را بهبود بخشند، دقت و دسترسی به اطلاعات را افزایش دهند و فرآیندهای مالی را بهبود دهند.
